Mengevaluasi kegiatan organisasi
Dengan adanya sistem administrasi yang baik dapat membantu organisasi untuk melihat berbagai informasi dan data yang ada. Melalui informasi dan data tersebut, organisasi dapat melakukan evaluasi terhadap setiap kegiatan yang dilakukan.
Apa yang Sales Admin (Administrasi Penjualan) kerjakan?
Posisi Sales Admin adalah peluang menarik bagi individu yang termotivasi dan berorientasi pada layanan pelanggan untuk bergabung dengan organisasi yang dinamis dan berkembang pesat. Sales Admin akan bertanggung jawab untuk memberikan dukungan administrasi dan layanan pelanggan kepada tim penjualan. Kandidat yang ideal ialah mereka yang sangat terorganisir, mahir dalam perangkat lunak penjualan serta sistem manajemen pelanggan, dan memiliki keterampilan komunikasi dan pemecahan masalah yang sangat baik. Kandidat yang berhasil akan berfokus pada kepuasan pelanggan dan akan membantu organisasi memenuhi dan melampaui target penjualannya.
Pengelolaan Dokumen
Bagian Administrasi Pemerintahan Umum
Bagian Administrasi Pemerintahan Umum
Bagian Administrasi Pemerintahan Umum mempunyai tugas melaksanakan penyusunan program dan petunjuk teknis pembinaan, penyelenggaraan administrasi tata pemerintahan, kerjasama daerah dan pertanahan.
(1) pengumpulan bahan koordinasi dan penyusunan pedoman penyelenggaraan pemerintahan umum yang meliputi bidang pengawasan, tugas pembantuan, ketentraman dan ketertiban, kesatuan bangsa dan politik, perlindungan masyarakat, penanggulangan bencana, pemerintahan desa, kependudukan, pertanahan, dan kerjasama ;
(2) perumusan bahan kebijakan bidang pemerintahan umum, otonomi daerah, kerjasama daerah dan pertanahan ;
(3) penginventarisasian dan penyiapan kegiatan penerimaan kunjungan eksekutif dan legislatif ;
(4) pengumpulan bahan dan penyusunan pedoman tata cara pencalonan, pengusulan, pengangkatan dan pemberhentian Bupati dan Wakil Bupati ;
(5) pengumpulan bahan dan penyiapan materi dalam rangka rapat paripurna DPRD ;
(6) pengumpulan bahan dan penyiapan pelaksanaan LKPJ Kepala Daerah, LPPD dan ILLPD ; dan
(7) pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Asisten Pemerintahan sesuai dengan bidang tugasnya.
Struktur Organisasi :
Bagian Administrasi Pemerintahan Umum membawahkan :
Hubungan Masyarakat
Hubungan masyarakat atau yang biasa disebut public relation adalah suatu usaha dalam menjalin hubungan baik dengan konsumen maupun klien. Administrasi akan menciptakan aturan-aturan tentang bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama kepada para konsumen.
Unsur -Unsur Administrasi yang Harus Dipenuhi
Menurut The Liang Gie, terdapat 8 unsur yang harus dipenuhi di dalam administrasi agar memunculkan fungsi dan dampak positif bagi organisasi dan perusahaan.
Organisasi merupakan tempat di mana kegiatan administrasi dilakukan. Orang-orang akan berhimpun menjadi sebuah wadah bagi para pekerjanya.
Manajemen adalah alat utama untuk melakukan pelaksanaan administrasi. Dalam pelaksanaan tersebut ada beberapa bagian seperti pengatur, penggerak, manajer, dan tenaga operasional. Manajemen juga terbagi menjadi tiga kelompok, yaitu top management, , dan lower manajemen.
Administrasi juga mengatur komunikasi antara departemen satu dengan lainnya dalam suatu organisasi. Misalnya melalui surat atau warta. Hal ini sangat penting karena untuk mengetahui dan memperjelas informasi yang beredar sehingga terjalin adanya komunikasi baik antara pihak manajemen, klien, dan administrasi itu sendiri.
Kepegawaian berhubungan dengan penggunaan tenaga kerja. Proses yang saling berhubungan yaitu penerimaan, penempatan, pendayagunaan, serta penghentian kerja.
Hal ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerja sama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya. Contohnya, administrasi penjualan, pembelian, kontrak ataupun sewa, serta sumber dana.
Adanya hubungan yang berkaitan dengan pengadaan barang, penyimpangan, serta penyingkiran. Pihak administrasi akan memilah mana barang yang dibutuhkan untuk kegiatan kerja.
Di dalam tata usaha ada kegiatan yang meliputi aktivitas pencatatan, penyimpanan, serta pengiriman dokumen atau data. Unsur ini sangat penting dalam administrasi karena menjadi sumber informasi bagi organisasi untuk mengambil keputusan.
Hal-Hal Penting dari Pengertian Administrasi
Menurut para ahli ada beberapa pengertian administrasi yang perlu kita ketahui agar bisa dipraktikkan dan membantu kelancaran aktivitas di organisasi atau perusahaan.
Menurut George R. Terry administrasi merupakan kegiatan perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta penggerak mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sementara itu, Arthur Grager menyatakan bahwa administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.
Tidak jauh berbeda, Sondang P. Siagian memaknai administrasi sebagai segala bentuk dari proses kerjasama antara dua individu atau lebih atas dasar rasionalitas terpilih untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya.
Ulbert Silalahi juga menyatakan bahwa administrasi merupakan penyusunan dan pencatatan data/informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal sebagai upaya untuk menyediakan keterangan serta memudahkan untuk mendapatkan kembali baik itu sebagian ataupun seluruhnya.
William Leffingwell dan Edwin Robinson menjelaskan bahwa administrasi adalah suatu bagian dari ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan dan di mana pekerjaan tersebut harus dilakukan.
Berdasarkan berbagai definisi administrasi tersebut, kita bisa menarik 3 hal penting yang dapat digunakan untuk membantu proses kerja di oraganisasi atau perusahaan.
Cara Kerja Administrasi Umum
Cara kerja administrasi akan berkaitan erat dengan tugas-tugas staf administrasi dalam sebuah perusahaan. Secara umum cara kerja administrasi sebagai berikut:
Dalam sebuah perusahaan ataupun organisasi, administrasi tidak hanya mempunyai fungsi dalam surat menyurat saja. Namun, mempunyai fungsi yang banyak mulai dari membuat perencanaan, penyusunan, mengkoordinasi, membuat laporan serta menyusun anggaran hingga memberikan arahan atau bimbingan bagi anggota perusahaan maupun organisasi demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Maka setiap perusahaan atau organisasi seharusnya mempunyai administrasi yang baik, termasuk dengan staff administrasi yang berkompeten. Melalui pengelolaan dan pengaturan administrasi yang tepat, maka akan menjadikan tujuan perusahaan tercapai dengan mudah. Selain itu, perusahaan atau organisasi akan tetap berdiri dan terus mengalami perkembangan beriringan dengan kemajuan zaman serta persaingan yang semakin ketat.
Ternyata ada banyak peran serta manfaat administrasi umum yang selama ini berjalan di organisasi atau perusahaan. Jika diterapkan dengan tepat, administrasi umum bisa meningkatkan kinerja personal juga tim dalam organisasi atau perusahaan. Jika Grameds masih membutuhkan referensi untuk memahami tentang administrasi umum, kamu bisa mengunjungi koleksi buku Gramedia di http://gramedia.com. Sebagai #SahabatTanpaBatas, Gramedia akan selalu memberikan informasi terbaru dan terbaik.
Penulis: Rosyda Fauziyah
William Spriegel dan Ernest Daview
William Spriegel dan Ernest Daview menjelaskan bahwa admin kantor adalah suatu pemberian yang tertuju pada seluruh kegiatan operasional, seperti produksi, manufaktur, pengelolaan gudang, transportasi, dan marketing.
Baca juga: Mengenal Jenis-Jenis Surat Resmi dan Cara Menulisnya
